Kabisa
Ter versterking van ons team zijn wij op zoek naar een Office Manager!Wij zijn op zoek naar een Office Manager die van aanpakken weet en die gedreven is in het uitvoeren van een variatie aan ondersteunende taken. Als Office Manager ben jij het aanspreekpunt voor al onze medewerkers en zorg je ervoor dat alles binnen ons kantoor op rolletjes loopt.*Wat ga je doen?*Als Office Manager sta je elke dag in contact met verschillende teams binnen het bedrijf en speel je een belangrijke rol in de ondersteuning op secretarieel, facilitair, financieel en HR gebied. Je maakt deel uit van een gezellig team dat bestaat uit een office manager, financial controller en CFO. Met dagelijkse stand-ups, wekelijkse meetings en tweewekelijkse bijeenkomsten, werk je samen aan een goed afgestemde taakverdeling zodat alle processen soepel verlopen.Op *facilitair gebied *zorg je voor de huisvesting en het voorraadbeheer. Je beantwoordt de telefoon, neemt bestellingen op, reserveert hotels, externe vergaderruimtes en andere evenementenlocaties. Ook zorg je ervoor dat lunches, etentjes, evenementen en sociale activiteiten tot in de puntjes zijn geregeld, en dat de pantry en het kantoor er altijd netjes en representatief uitzien.Je ondersteunt het managementteam op secretarieel gebied, bijvoorbeeld bij agendabeheer en ondersteunt Finance door verwerken van declaraties en facturen.Bij *HR* ondersteun je de on en offboarding, keur je verlof goed, zorg je voor ge-update personeelsdossiers en ondersteun je bij het voorbereiden van de salarisadministratie.Jij gaat werken op ons hoofdkantoor in Weert.Je komt terecht in een hands-on team waar het glas altijd halfvol is. Waar hard wordt gewerkt en teamspirit en vertrouwen erg belangrijk is. Andere collega’s weten Office Management altijd makkelijk te vinden en daar hoort ook vaak een gezellig praatje bij. Verder ben jij bereid om incidenteel werkzaamheden te verrichten op onze kantoren in Eindhoven en Amsterdam.*Een kijkje in een dag van de Office Manager.**Goedemorgen!* Je komt binnen en je collega staat te popelen om je iets te vertellen, tijdens jullie wandeling naar de koffieautomaat vertelt ze met veel enthousiasme haar verhaal.Nog met het leuke nieuws in je hoofd begin je de dag met een “stand-up” meeting van 15 minuten met jouw team waarin jullie bespreken wat er die dag op de planning staat en bepalen jullie de prioriteiten. Daarna ga je aan de slag met de takenlijst die je voor vandaag hebt gemaakt.Het eerste telefoontje komt binnen en je handelt deze af. Vervolgens zie je dat de voorraad fruit en snacks bijna op is, je vult het aan en plaatst direct een nieuwe bestelling.Daarna staat het verwerken van inkoopfacturen en declaraties op de planning. Ook overleg je met de coördinator van Managed Services over het aantal uren dat verwerkt moet worden en handelt dit direct af. Dit is meteen een goed moment om de uren staten van vorige week te controleren op volledigheid. Dan zie je dat Frits alweer zijn uren is vergeten te boeken, dus die trek je meteen even aan zijn jas.Vervolgens verzorg je een geplande lunch en zet je alles netjes klaar. Daarna ga je aan de slag met het bijwerken van de personeelsdossiers. Je kijkt naar buiten en het is lekker zonnig, op dat moment loopt een collega binnen ”Gaan jullie ook mee wandelen?” Je kijkt op de klok, het is half 1. Dat ging snel! Je pakt je boterhammen en loopt mee om een frisse neus te halen.Bij terugkomst heb je energie voor de tweede helft van je dag. Het leuke nieuws van je collega ligt daarnaast niet meer alleen bij jou maar ook bij je andere collega’ s. Volgende week staan er nog een aantal vlaai momenten op de planning, want recruitment ontvangt een kandidaat, Frits is jarig en sales heeft een nieuwe klant binnen gehaald! Jij doet de bestelling en plant de momenten in de agenda’s zodat iedereen erbij kan zijn.Voor de nieuwe medewerker die volgende maand begint, start jij het onboardingsproces. Daarna heb je een afspraak met de Financial Controller over een factuur. Na deze afspraak zorg je ervoor dat het kantoor er netjes en representatief uitziet, je bestelt nieuwe kantoorartikelen en controleert de voorraad.Aan het einde van de dag kom je weer met jouw team bij elkaar om de dag te bespreken. Jullie hebben het weer goed samen voor elkaar en wensen elkaar een fijne avond toe!*Wie ben jij?*Van nature ben jij stipt en punctueel. Je bent administratief sterk en schakelt moeiteloos tussen verschillende administratieve domeinen. Daarnaast sta je stevig in je schoenen en ben je sociaal en representatief met een hands-on mentaliteit. Het creëren van een gezellige werksfeer en omgeving vind jij belangrijk, maar je verliest nooit het resultaat uit het oog. Je houdt van afwisseling in je werk en ad hoc werkzaamheden, maar kunt ook goed het overzicht bewaren.Verder:* Heb je minimaal HBO werk en denkniveau; * Heb je ervaring als Office manager (of vergelijkbaar); * Beheersje de Nederlandse en Engelse taal uitstekend in woord en geschrift; * Heb je een goede kennis van het MS Office en is het handig om ervaring te hebben met het werken op een MacBook Pro.*Arbeidsvoorwaarden*Wij bieden uitstekende arbeidsvoorwaarden die ervoor zorgen dat je je volledig kunt concentreren op je werk en je persoonlijke en professionele ontwikkeling. Onderstaande overzicht is op basis van een fulltime aanstelling.* Ruime verlofregeling met 30 vakantiedagen & vakantiegeld* Aantrekkelijk salaris* Collectieve bonus* Goede regeling rondom pensioenopbouw* Ruime mobiliteitsvergoeding (€800,-). Wordt het een leaseauto of het OV?* Je eigen Macbook Pro & iPhone, ook voor privé gebruik.* Ontspanning met tafelvoetbal, pingpong, fitness, of de Xbox* Leuke personeelsuitjes, vaak met partners* Werken in een uitdagende en informele omgeving* Eigen inbreng en creativiteit wordt gewaardeerd* Wij hebben veel aandacht voor je persoonlijke missie en ontwikkeling* Onbeperkt bestellen van vakliteratuur* Ruime opleidingsmogelijkheden (nog nooit heeft Kabisa een opleiding geweigerd)* Home office pakket t.W.V. €1500,-*Solliciteren*Wil jij deel uitmaken van ons team en bijdragen aan ons succes?Stuur dan nu je CV en motivatiebrief naar ons op en hopelijk spreken we elkaar binnenkort!Soort dienstverband: ParttimeParttime uren: 24 per weekSalaris: €2.500,00 €4.000,00 per maandRooster:* Flexibele werkurenSecundaire arbeidsvoorwaarden:* Flexibele werkurenOpleiding:* HBO (Gewenst)Ervaring:* Office Manager: 2 jaar (Gewenst)Taal:* Nederlands (Vereist)Werklocatie: Fysiek
Om op deze vacature te solliciteren bezoek je whatjobs.png.
